Polityka Prywatności Stowarzyszenia „Lions Club Warszawa WSE Alumni”

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Stowarzyszenie „Lions Club Warszawa WSE Alumni”, działające również pod nazwą skróconą WSE Alumni Lions Club, zwane dalej „Stowarzyszeniem” lub „WALC”.

Polityka dotyczy w szczególności osób odwiedzających stronę internetową Stowarzyszenia, członków Stowarzyszenia, kandydatów na członków, osób zainteresowanych działalnością Stowarzyszenia, uczestników wydarzeń, darczyńców, wolontariuszy, partnerów, osób kontaktujących się ze Stowarzyszeniem oraz subskrybentów newslettera.

Stowarzyszenie prowadzi działalność o charakterze niezarobkowym, społecznym, edukacyjnym, networkingowym i charytatywnym, koncentrując się na integracji środowiska absolwentów Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz realizacji celów statutowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

Lions Club Warszawa WSE Alumni
ul. Eugeniusza Romera 8/11
02-874 Warszawa
REGON: 544538712

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail:

kontakt@wsealc.org

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Zakres przetwarzanych danych zależy od Państwa relacji ze Stowarzyszeniem oraz od celu, w jakim dane zostały przekazane.

Stowarzyszenie może przetwarzać w szczególności następujące dane:

  • imię i nazwisko;
  • adres e-mail;
  • dodatkowy adres e-mail, jeżeli został podany;
  • numer telefonu;
  • adres zamieszkania lub adres korespondencyjny;
  • data urodzenia;
  • zawód lub informacje zawodowe przekazane przez daną osobę;
  • informacje o statusie absolwenta SGH lub związku ze środowiskiem alumni;
  • informacje dotyczące członkostwa lub kandydowania do Stowarzyszenia;
  • informacje o statusie deklaracji członkowskiej, w tym data podpisania dokumentów;
  • informacje o przynależności do grona członków założycieli lub osób pełniących funkcje w organach Stowarzyszenia;
  • informacje dotyczące udziału w wydarzeniach, spotkaniach, programach mentoringowych, akcjach społecznych lub charytatywnych;
  • informacje dotyczące składek, darowizn, płatności lub rozliczeń;
  • numer rachunku bankowego, jeżeli jest niezbędny do dokonania rozliczeń;
  • dane zawarte w korespondencji kierowanej do Stowarzyszenia;
  • preferencje dotyczące otrzymywania newslettera;
  • daty aktualizacji danych;
  • informacje organizacyjne niezbędne do obsługi członkostwa, kontaktu lub udziału w działaniach Stowarzyszenia;
  • wizerunek utrwalony podczas wydarzeń;
  • inne dane przekazane dobrowolnie przez osobę kontaktującą się ze Stowarzyszeniem.

Jeżeli w formularzach lub dokumentach członkowskich podawane są dane dotyczące partnera lub partnerki, Stowarzyszenie przetwarza je wyłącznie w zakresie, w jakim zostały dobrowolnie przekazane i są niezbędne do realizacji konkretnego celu organizacyjnego lub statutowego. Stowarzyszenie dokłada starań, aby nie przetwarzać danych nadmiarowych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

3.1. Obsługa członkostwa i kandydatury do Stowarzyszenia

Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjmowania deklaracji członkowskich, prowadzenia dokumentacji członkowskiej, kontaktu z członkami i kandydatami, obsługi składek, aktualizacji danych oraz realizacji praw i obowiązków wynikających z członkostwa.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji członkostwa lub podjęcia działań przed jego rozpoczęciem, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na organizacji i prowadzeniu działalności statutowej.

3.2. Realizacja działalności statutowej, społecznej i edukacyjnej

Dane mogą być przetwarzane w celu organizacji wydarzeń, spotkań, seminariów, konferencji, programów mentoringowych, działań edukacyjnych, networkingowych, społecznych i charytatywnych.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na realizacji celów statutowych.

3.3. Kontakt i korespondencja

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, prowadzenia korespondencji, obsługi zgłoszeń, kontaktu organizacyjnego lub utrzymywania relacji ze Stowarzyszeniem.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami kontaktującymi się ze Stowarzyszeniem.

3.4. Newsletter i informowanie o działaniach Stowarzyszenia

Stowarzyszenie może przesyłać newsletter oraz informacje o swoich inicjatywach, wydarzeniach, spotkaniach, programach edukacyjnych, społecznych i networkingowych.

Subskrypcja newslettera jest dobrowolna. Dane przetwarzane w tym celu obejmują w szczególności adres e-mail oraz ewentualnie imię i nazwisko, jeżeli zostały podane.

Podstawą prawną przetwarzania danych w celu wysyłki newslettera jest zgoda osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez podawania przyczyny, poprzez kliknięcie linku rezygnacji w wiadomości newsletterowej lub kontakt ze Stowarzyszeniem pod adresem kontakt@wsealc.org. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Stowarzyszenie nie prowadzi marketingu komercyjnego nastawionego na zysk.

3.5. Obowiązki prawne, księgowe i rachunkowe

Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa, w szczególności dokumentacji księgowej, podatkowej, rachunkowej, członkowskiej lub sprawozdawczej.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na Stowarzyszeniu.

3.6. Dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia polegający na ochronie jego praw.

3.7. Dokumentowanie i promocja działalności Stowarzyszenia

W związku z organizacją wydarzeń, spotkań, seminariów, konferencji, programów mentoringowych i akcji społecznych Stowarzyszenie może wykonywać zdjęcia lub nagrania dokumentujące przebieg wydarzeń.

Wizerunek uczestników może być przetwarzany w celu dokumentowania działalności statutowej, informowania o inicjatywach Stowarzyszenia oraz budowania społeczności członków i absolwentów.

Podstawą prawną takiego przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia. Jeżeli dana osoba jest głównym tematem zdjęcia lub nagrania, a publikacja nie ma wyłącznie charakteru relacji z wydarzenia grupowego lub publicznego, Stowarzyszenie może poprosić o odrębną zgodę na wykorzystanie wizerunku.

Osoby, które nie chcą, aby ich wizerunek był utrwalany lub publikowany, mogą poinformować o tym organizatorów wydarzenia lub skontaktować się ze Stowarzyszeniem.

4. Skąd pozyskujemy dane?

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności poprzez:

  • formularze kontaktowe;
  • formularze zapisu na newsletter;
  • deklaracje członkowskie;
  • dokumenty aplikacyjne;
  • korespondencję e-mailową;
  • udział w wydarzeniach;
  • zgłoszenia do programów, spotkań lub akcji organizowanych przez Stowarzyszenie.

Niektóre dane mogą pochodzić również od osób działających w imieniu Stowarzyszenia lub wspierających jego działalność organizacyjną, jeżeli jest to niezbędne do realizacji celów statutowych lub obsługi członkostwa.

5. Odbiorcy Danych

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Stowarzyszenie, w szczególności członkowie Zarządu oraz osoby zaangażowane w organizację działalności Stowarzyszenia.

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Stowarzyszenie w realizacji jego działalności, takim jak:

  • dostawcy usług hostingowych;
  • dostawcy poczty elektronicznej;
  • dostawcy narzędzi informatycznych;
  • dostawcy usług księgowych lub rachunkowych;
  • dostawcy usług prawnych, jeżeli będzie to konieczne;
  • dostawcy narzędzi do obsługi newslettera, w szczególności MailerLite;
  • partnerzy organizacyjni wydarzeń, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego wydarzenia;
  • podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Stowarzyszenie nie sprzedaje danych osobowych.

6. MailerLite i newsletter

Do obsługi newslettera Stowarzyszenie może korzystać z narzędzia MailerLite.

W ramach korzystania z MailerLite mogą być przetwarzane dane subskrybentów newslettera, w szczególności adres e-mail oraz ewentualnie inne dane przekazane przez Stowarzyszenie do tego narzędzia, jeżeli są niezbędne do obsługi komunikacji.

MailerLite przetwarza dane w celu technicznej obsługi wysyłki newslettera, zarządzania listą subskrybentów, obsługi rezygnacji z subskrypcji oraz zapewnienia funkcjonowania usługi.

Osoba, która nie chce dalej otrzymywać newslettera, może zrezygnować z subskrypcji w każdym czasie.

7. Lions Clubs International i struktury międzynarodowe

Stowarzyszenie jest częścią ruchu Lions Clubs International. W związku z członkostwem w strukturach krajowych i międzynarodowych tej organizacji dane osobowe mogą być przekazywane do właściwych struktur Lions Clubs International w zakresie niezbędnym do uzyskania, utrzymania lub obsługi członkostwa oraz realizacji zasad wynikających z przynależności do tej organizacji.

W związku z międzynarodowym charakterem Lions Clubs International może dojść do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli takie przekazanie będzie miało miejsce, Stowarzyszenie dokłada starań, aby odbywało się ono zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO, w szczególności na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne dopuszczalne zabezpieczenia.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zebrane.

Dane członków Stowarzyszenia są przechowywane przez okres trwania członkostwa, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do rozliczenia wzajemnych praw i obowiązków, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Dane kandydatów na członków są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi procesu przyjęcia do Stowarzyszenia, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą udokumentowania tego procesu lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, chyba że dana osoba zostanie członkiem Stowarzyszenia.

Dane przetwarzane w związku z udziałem w wydarzeniu, programie mentoringowym, akcji społecznej lub innym działaniu Stowarzyszenia są przechowywane przez okres niezbędny do organizacji, realizacji i rozliczenia danego działania, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą udokumentowania działalności statutowej lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym dane wykorzystywane do wysyłki newslettera, są przechowywane do czasu wycofania zgody, rezygnacji z subskrypcji lub ustania celu, dla którego zostały zebrane.

Dane zawarte w dokumentacji księgowej, rachunkowej lub podatkowej są przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa.

Po upływie właściwego okresu przechowywania dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane, jeżeli dalsze przechowywanie jest niezbędne wyłącznie dla celów archiwalnych, dowodowych lub prawnych.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
  • prawo do sprostowania danych;
  • prawo do usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania;
  • prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia;
  • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
  • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się ze Stowarzyszeniem pod adresem e-mail: kontakt@wsealc.org.

10. Pliki cookies

Strona internetowa Stowarzyszenia może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika.

Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania strony;
  • poprawy funkcjonalności strony;
  • prowadzenia podstawowych statystyk odwiedzin;
  • lepszego dopasowania treści dotyczących działalności edukacyjnej, społecznej i statutowej Stowarzyszenia.

Stowarzyszenie może wykorzystywać cookies techniczne, które są niezbędne do prawidłowego działania strony. Tego rodzaju pliki nie wymagają zgody użytkownika.

Jeżeli Stowarzyszenie wykorzystuje cookies statystyczne lub analityczne, które wymagają zgody użytkownika, są one stosowane wyłącznie po jej wyrażeniu.

Stowarzyszenie nie wykorzystuje plików cookies do sprzedaży danych osobowych, śledzenia użytkowników w celach komercyjnych ani prowadzenia reklamy nastawionej na zysk.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może jednak wpłynąć na działanie wybranych funkcji strony.

11. Bezpieczeństwo danych

Stowarzyszenie stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu działania Stowarzyszenia, zmiany zakresu przetwarzanych danych lub zmiany narzędzi wykorzystywanych do obsługi strony internetowej, newslettera lub działalności statutowej.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie internetowej Stowarzyszenia.

13. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności ma na celu zapewnienie przejrzystej informacji o tym, w jaki sposób Stowarzyszenie przetwarza dane osobowe osób związanych z jego działalnością.

Stowarzyszenie dokłada starań, aby przetwarzanie danych odbywało się z poszanowaniem prywatności, zasad wzajemnego szacunku, odpowiedzialności i życzliwości, którymi kieruje się społeczność WALC.